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Tecnologia

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Cinco ferramentas para manter as equipas a colaborar e prosperar, independentemente de onde estejam

Manter uma comunicação e colaboração eficazes, onde quer que esteja a trabalhar.

Manter em sintonia colaboradores que trabalham a partir de diversos locais geográficos, é sempre um desafio para qualquer empresa. Contudo, é especialmente difícil para aquelas que tiveram que se adaptar rapidamente ao mundo do trabalho híbrido - como muitas tiveram de fazer nos últimos dois anos. Como resultado, os proprietários de empresas devem manter uma comunicação e colaboração eficazes entre as equipas, independentemente do local onde estão. Felizmente, existem ferramentas e tecnologias especialmente concebidas para proporcionar ambientes de trabalho colaborativos e virtuais. 

Muitas empresas e colaboradores conseguem rever-se em situações ineficientes e pouco organizadas, como ter que pesquisar informação em diferentes plataformas, procurar freneticamente dados num ambiente de trabalho cheio de separadores abertos, ou até mesmo sentir dificuldade em fornecer informações atualizadas ou um relatório detalhado, porque existem diversos intervenientes na frequente consulta de documentos diferentes no curso do trabalho. 

De forma a obter uma maior coesão no fluxo do trabalho, considere implementar ferramentas de colaboração, tais como Microsoft 365, Slack, Asana, Trello e Podio. Estas plataformas são extraordinárias por permitirem às equipas definir os seus próprios processos e por fornecerem uma visão padrão unificada do progresso, ao mesmo tempo que fornece um repositório central para todos os projetos, incluindo documentos, notas e emails. Tudo isto permite que seja produtivo a partir de qualquer local. Continue a ler para saber mais sobre as cinco ferramentas principais de colaboração online.

Microsoft 365 

O objetivo de um trabalho colaborativo é construir ideias, organizar ficheiros, participar em reuniões e trabalhar com outras pessoas de forma integrada, com o simples toque de um botão. Com a plataforma do Microsoft 365, não importa se alguém está a trabalhar à distância ou se está sentado à sua frente. Ao integrar Word, Excel, PowerPoint, e Outlook numa aplicação fácil de usar, as equipas podem definir os seus próprios processos e permanecer constantemente ligadas. Esta ferramenta, proporciona aos colaboradores um local único para partilhar comunicações, monitorizar atividades e permitir uma melhor produtividade. 

Adicionalmente, a Microsoft 365 é uma plataforma alojada em nuvem que pode ser usada não só com o Windows, mas também com o Mac, Android e iOS. Desta forma, é garantida a possibilidade de comunicar e colaborar a partir de qualquer local. 

Slack

O Slack é um serviço simples e eficaz de mensagens instantâneas e colaboração, adotado por muitas empresas. 

Disponível tanto no desktop como no telemóvel, o Slack permite-lhe enviar mensagens e ficheiros a uma única pessoa ou grupo de colegas em tempo real. Além disso, a aplicação suporta videochamadas, para que possa falar com os membros da equipa sobre os próximos projetos, assim como criar diferentes "canais" para se manter organizado. Semelhante à organização de ficheiros no seu computador, os canais do Slack permitem-lhe adicionar membros da equipa em grupos específicos para manter todas as informações, ficheiros e pessoas relevantes juntas num único local, assegurando que os colegas estão conectados. 

Não é preciso ser uma grande empresa para usar o Slack, o seu plano gratuito é uma das suas melhores características, por isso pode testá-lo com a sua equipa antes de se comprometer.

Asana 

Segue-se a Asana, uma plataforma de gestão de trabalho abrangente e flexível que ajuda as equipas a acompanhar os projetos, e a manter datas, responsabilidades e tarefas no topo da lista.

Esta solução facilita a concentração das equipas nas tarefas atualmente em mãos, permitindo criar listas de tarefas, estabelecer lembretes de prazos, e acompanhar o progresso e a carga de trabalho da sua equipa. Em tempo real, pode ver o que é importante e em que tarefas/tópicos a sua equipa precisa de apoio, para que possa cumprir prazos e garantir o sucesso do projeto.

Com mais de 200 integrações, a Asana reúne tudo o que a sua equipa precisa para comunicar, colaborar, e coordenar o trabalho do início ao fim.

Trello 

Disponível em computador e equipamentos móveis, o Trello ajuda-o a combater os desafios de uma mão-de-obra dispersa, permitindo-lhe organizar projetos de forma virtual. 

Os painéis, listas e cartas da Trello, que podem ser organizados por equipas e diferentes tarefas, são uma forma visual e prática de dar vida aos projetos. Dentro destes painéis, pode estabelecer listas de tarefas e delegá-las entre colegas, clarificando quem é responsável por cada ação, e quais as atividades mais relevantes para atingir os objetivos da empresa. 

Melhor ainda, é de utilização gratuita, com mais de 150 integrações para fornecer ao seu negócio um apoio extra. Existe também uma versão premium, que disponibiliza painéis ilimitados, listas de verificação avançadas e mais características para ajudar a tornar cada projeto um sucesso.

Podio 

À procura de uma ferramenta colaborativa em nuvem digna de confiança? A solução Podio é a escolha acertada – é uma plataforma flexível de gestão de trabalho que ajuda as equipas a organizar datas, responsabilidades e tarefas. Com esta plataforma, pode colaborar em todos os projetos, mantendo em simultâneo, um registo das prioridades, uma vez que a concentra-se na visualização do ponto de situação dos projetos de forma a garantir o cumprimento de prazos. Disponível tanto na rede como no telemóvel, a Podio permite integrar tudo para o ajudar a colher os benefícios do trabalho colaborativo.