Mobilidade

As empresas adaptaram-se rapidamente às necessidades essenciais do trabalho remoto, que começam com um computador portátil e uma ligação à internet. Mas agora é necessário reavaliar e ajustar as condições do traballho remoto.

• Inicialmente, é possível que os colaboradores tenham recorrido aos seus próprios computadores portáteis ou smartphones pessoais. No entanto, disponibilizar equipamentos profissionais aos colaboradores pode melhorar a segurança dos dados;
• Equipamentos mais adequados podem contribuir para manter o bem-estar dos colaboradores. Ao disponibilizar monitor, rato e teclado adequados, estará a contribuir para que os seus colaboradores possam ter em casa um espaço de trabalho mais confortável e adaptado às suas necessidades específicas;
• A qualidade da ligação à internet é absolutamente essencial para que a experiência em trabalho remoto seja igualmente produtiva, e sem quebras;
• É crucial garantir que todos cumprem os princípios básicos da cibersegurança para manter os dados e sistemas seguros. Veja neste artigo como proteger os seus sistemas informáticos;

A melhor forma de descobrir o que pode estar em falta na sua equipa é falar diretamente com cada um deles. Desta forma, poderá compreender onde se encontram as lacunas e elaborar um plano para as colmatar.

2)  Repensar os seus processos de trabalho

Do mesmo modo, é um bom momento para rever todos os processos de trabalho remoto que conseguiu estabelecer até agora. O que é que está a funcionar bem? O que é que pode melhorar?

Falar com os superiores hierárquicos e realizar inquéritos a toda a empresa pode ajudar a compreender melhor a situação e potenciais soluções.

Sempre que encontrar dificuldades, tenha em consideração o seguinte: trata-se de um problema de comunicação? Poderíamos tirar mais partido da tecnologia que dispomos – ou serão necessárias novas ferramentas? Poderíamos estar a apoiar a produtividade e o envolvimento dos colaboradores de outras formas?

Isto pode ajudar a orientar o planeamento para os próximos meses, sobretudo à medida que as equipas começam a regressar ao local de trabalho.

3)  Disponibilizar apoio remoto aos colaboradores com problemas técnicos

As questões informáticas tendem a ser mais comuns em equipas que trabalham remotamente, em parte porque o espaço de trabalho de cada um será ligeiramente diferente. Como poderá melhorar o seu apoio técnico à distância?

• Como primeira linha de ajuda para os colaboradores, estabeleça um conjunto de recursos que abordem os problemas mais comuns relacionados com o trabalho remoto;
• Incentive e apoie os seus colaboradores a tentarem resolver os problemas por si próprios, explicando as respetivas soluções;
• Quando for necessário o apoio de um técnico informático, tente utilizar uma ferramenta de ligação remota para implementar diretamente as soluções;
• Considere a possibilidade de realizar uma sessão informal, uma vez por semana, para que os seus colaboradores tenham a oportunidade de falar sobre os problemas informáticos “menos urgentes” que possam estar a dificultar a produtividade.

4)  Integrar novos membros da equipa de forma eficiente

Como empresa, é possível que se encontre numa fase em que é necessário integrar novos colaboradores – ou em que alguém se juntou à equipa no preciso momento em que estavam a avançar para o trabalho remoto. Apesar da dificuldade existente quando os encontros não são presenciais, existem formas de agilizar o processo e assegurar que os membros da equipa obtêm tudo o que necessitam:

• Crie uma lista de verificação do equipamento essencial para que possa facilmente avaliar o que os novos colaboradores já têm – e o que realmente precisam;
• Organize uma "sessão de introdução ao trabalho remoto" de 30 minutos, a fim de apoiar os novos colaboradores na organização do seu espaço de trabalho e explicar o funcionamento dos seus sistemas;
• Lembre-se de que a utilização de ferramentas de partilha de informações baseadas na Cloud, como o Office 365, pode facilitar o acesso às informações de que os novos colaboradores necessitam – em vez do envio de diversos anexos por e-mail.

Certifique-se de que disponibiliza ligações para formações online relativas às suas principais aplicações – a maioria dos fornecedores de software conta com um vasto leque de recursos.

5)  Manterem-se ligados

As ferramentas de comunicação podem ser extremamente eficazes, tanto para a colaboração como para a manutenção de uma forte cultura empresarial.

Coffee breaks virtuais, conversas informais com elementos fora da sua equipa direta e até mesmo os eventos sociais da empresa podem ajudar a manter todos animados e envolvidos.

Saiba mais sobre as ferramentas e práticas que podem manter o nível de envolvimento e produtividade da sua equipa no nosso artigo, manter a produtividade com os colaboradores a trabalhar remotamente.

Sucesso no longo prazo

O trabalho remoto tornou-se uma necessidade para muitas empresas. Mas, se implementado da forma correta, pode oferecer maior flexibilidade, criatividade e conveniência.

Dedicar agora algum tempo a reavaliar os padrões do trabalho remoto irá ajudar a apoiar a continuidade dos negócios nesta nova realidade e permitirá continuar a beneficiar as organizações no futuro.