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Mobilidade

Trabalho Remoto

Trabalho remoto a longo prazo

Cinco passos para trabalhar remotamente de forma sustentável e bem-sucedida

No início da pandemia COVID-19, muitas das pequenas empresas fizeram um trabalho admirável para conseguirem manter-se em pleno funcionamento, ao apostarem nas ferramentas básicas para o trabalho remoto.

Mas não seria excelente poder garantir que o seu negócio não se limita a sobreviver, mas que progride, com as ferramentas necessárias para trabalhar de forma produtiva a longo prazo?

Eis algumas formas de assegurar que os seus colaboradores têm tudo aquilo de que necessitam para trabalhar remotamente – e de forma bem sucedida – num futuro próximo.

5 passos para trabalhar remotamente

1)  Reavaliar as condições de trabalho remoto dos seus colaboradores

As empresas adaptaram-se rapidamente às necessidades essenciais do trabalho remoto, que começam com um computador portátil e uma ligação à internet. Mas agora é necessário reavaliar e ajustar as condições do traballho remoto.

  • Inicialmente, é possível que os colaboradores tenham recorrido aos seus próprios computadores portáteis ou smartphones pessoais. No entanto, disponibilizar equipamentos profissionais aos colaboradores pode melhorar a segurança dos dados;
  • Equipamentos mais adequados podem contribuir para manter o bem-estar dos colaboradores. Ao disponibilizar monitor, rato e teclado adequados, estará a contribuir para que os seus colaboradores possam ter em casa um espaço de trabalho mais confortável e adaptado às suas necessidades específicas;
  • A falta de qualidade da ligação à internet pode parecer à primeira vista um constrangimento menor, mas com o tempo poderá prejudicar a produtividade;
  • É ainda crucial garantir que todos cumprem os princípios básicos da cibersegurança para manter os dados e sistemas seguros.

A melhor forma de descobrir o que pode estar em falta na sua equipa é falar diretamente com cada um deles. Desta forma, poderá compreender onde se encontram as lacunas e elaborar um plano para as colmatar.

 

2)  Repensar os seus processos de trabalho

Do mesmo modo, é um bom momento para rever todos os processos de trabalho remoto que conseguiu estabelecer até agora. O que é que está a funcionar bem? O que é que pode melhorar?

Falar com os superiores hierárquicos e realizar inquéritos a toda a empresa pode ajudar a compreender melhor a situação e potenciais soluções.

Sempre que encontrar dificuldades, tenha em consideração o seguinte: trata-se de um problema de comunicação? Poderíamos tirar mais partido da tecnologia que dispomos – ou serão necessárias novas ferramentas? Poderíamos estar a apoiar a produtividade e o envolvimento dos colaboradores de outras formas?

Isto pode ajudar a orientar o planeamento para os próximos meses, sobretudo à medida que as equipas começam a regressar ao local de trabalho.

 

3)  Disponibilizar apoio remoto aos colaboradores com problemas técnicos

As questões informáticas tendem a ser mais comuns em equipas que trabalham remotamente, em parte porque o espaço de trabalho de cada um será ligeiramente diferente. Como poderá melhorar o seu apoio técnico à distância?

  • Como primeira linha de ajuda para os colaboradores, estabeleça um conjunto de recursos que abordem os problemas mais comuns relacionados com o trabalho remoto;
  • Incentive e apoie os seus colaboradores a tentarem resolver os problemas por si próprios, explicando as respetivas soluções;
  • Quando for necessário o apoio de um técnico informático, tente utilizar uma ferramenta de ligação remota para implementar diretamente as soluções;
  • Considere a possibilidade de realizar uma sessão informal, uma vez por semana, para que os seus colaboradores tenham a oportunidade de falar sobre os problemas informáticos “menos urgentes” que possam estar a dificultar a produtividade.
 
 

4)  Integrar novos membros da equipa de forma eficiente

Como empresa, é possível que se encontre numa fase em que é necessário integrar novos colaboradores – ou em que alguém se juntou à equipa no preciso momento em que estavam a avançar para o trabalho remoto. Apesar da dificuldade existente quando os encontros não são presenciais, existem formas de agilizar o processo e assegurar que os membros da equipa obtêm tudo o que necessitam:

  • Crie uma lista de verificação do equipamento essencial para que possa facilmente avaliar o que os novos colaboradores já têm – e o que realmente precisam;
  • Organize uma "sessão de introdução ao trabalho remoto" de 30 minutos, a fim de apoiar os novos colaboradores na organização do seu espaço de trabalho e explicar o funcionamento dos seus sistemas;
  • Lembre-se de que a utilização de ferramentas de partilha de informações baseadas na Cloud, como o Office 365, pode facilitar o acesso às informações de que os novos colaboradores necessitam – em vez do envio de diversos anexos por e-mail.

Certifique-se de que disponibiliza ligações para formações online relativas às suas principais aplicações – a maioria dos fornecedores de software conta com um vasto leque de recursos.

 

5)  Manterem-se ligados

As ferramentas de comunicação podem ser extremamente eficazes, tanto para a colaboração como para a manutenção de uma forte cultura empresarial.

Coffee breaks virtuais, conversas informais com elementos fora da sua equipa direta e até mesmo os eventos sociais da empresa podem ajudar a manter todos animados e envolvidos.

Saiba mais sobre as ferramentas e práticas que podem manter o nível de envolvimento e produtividade da sua equipa no nosso artigo, manter a produtividade com os colaboradores a trabalhar remotamente.

 

Sucesso no longo prazo

O trabalho remoto tornou-se uma necessidade para muitas empresas. Mas, se implementado da forma correta, pode oferecer maior flexibilidade, criatividade e conveniência.

Dedicar agora algum tempo a reavaliar os padrões do trabalho remoto irá ajudar a apoiar a continuidade dos negócios no regresso ao “novo normal" e permitirá continuar a beneficiar as organizações no futuro.