Presença Digital

Com o confinamento e o distanciamento social que, provavelmente, farão parte das nossas vidas ainda durante algum tempo, muitos eventos importantes foram cancelados ou adiados.

Mas existe uma alternativa ao cancelamento total dos eventos – pode organizar o seu evento online.

Uma grande parte dos seus clientes, fornecedores e colaboradores pode estar a trabalhar remotamente neste momento. Por isso, se tiver uma ideia ou tópico que possa interessar, informar ou entretê-los, um evento virtual pode ser uma boa forma de o fazer.

As pessoas procuram formas de adquirirem novas competências para se valorizarem e um evento virtual permite-lhes estimular essa vontade – sendo também uma forma relativamente barata de aumentar os níveis de envolvimento da sua marca.

Por vezes, os líderes empresariais evitam os eventos virtuais por parecerem complexos e difíceis de realizar. Mas, ao abordar corretamente os diferentes elementos que os compõem, será capaz de criar um evento interessante e produtivo que ajudará a promover o seu negócio e acrescentar algum valor do ponto de vista dos participantes.

Neste artigo, vamos abordar vários pontos, desde como escolher as plataformas de videoconferência certas e criar um programa para o evento, até ao tipo de tecnologias que deve utilizar para manter a interação com os participantes.

 

1. Escolha da plataforma de videoconferência certa

Quando o seu público se torna virtual, os pontos a considera mudam. Por exemplo, a dimensão do seu público já não será determinada pela dimensão das duas instalações, mas sim pelas limitações das plataformas digitais que escolher.

Existem várias plataformas de videoconferência (VC) capazes de acolher um evento virtual, sendo as escolhas mais populares:

• Zoom;
• Google Hangouts;
• Skype/Skype for Business;
• Webex Meetings e Webex Teams.

Cada uma das plataformas tem os seus prós e contras e, portanto, existem algumas perguntas que devem ser tidas em consideração antes da escolha:

• Qual o número máximo de pessoas que podem aderir ao evento?
• Todos os participantes precisam de uma licença ou apenas o anfitrião?
• É possível silenciar e ativar o som dos participantes?
• Que ferramentas interativas tem?
• Como será o layout apresentando para o público e oradores?

2. Preparação prévia para proporcionar a melhor experiência ao utilizador

Sem uma sala de reuniões física cheia de colegas e clientes que se juntam e põem a conversa em dia, vai precisar de criar interesse antes mesmo de o evento começar. O seu programa deve criar entusiasmo e curiosidade nos potenciais participantes, assim que estes o virem.

Algumas dicas a ter em consideração:

• Torne todas as sessões com oradores curtas – duração máxima de 30 minutos;
• Agende muitas pausas e indique, de forma clara, quando é queos participantes devem voltar;
• Se tiver muito conteúdo, considere dividi-lo por 2-3 dias;
• Encoraje ativamente os oradores a incluir uma variedade de conteúdos interativos na sua apresentação, como perguntas e respostas, sondagens e questionários.

Esta também poderá ser uma nova experiência para os seus oradores, mesmo que sejam experientes. Por isso, reveja as apresentações com eles com antecedência para assegurar que estão a utilizar o tom correto e que estão confortáveis com a utilização de ferramentas interativas antes do evento.

Lembre-se que é muito mais difícil captar a atenção dos participantes quando estão sentados em frente a um portátil, por isso a interatividade de um evento virtual nunca é demais.

Ferramentas como Slido e Mentimeter são sugestões válidas para uma conferência virtual e fáceis de utilizar. Permitem-lhe fazer questionários e sondagens que envolvem tanto os oradores como o público. Também lhe permitem recolher feedback através de inquéritos ao longo do evento.

Certifique-se apenas de que são testadas antecipadamente (com a plataforma VC da sua preferência), criando perguntas de teste e experimentando-as como se fosse o público e também como orador.

 

3. Marketing do evento

O marketing é importante para maximizar o número de participantes e para relembrar as pessoas da data do seu evento.

Comece por se dirigir diretamente àqueles que estarão interessados em participar. Se for algo em que os seus clientes atuais participariam, consulte a sua lista de e-mails e envie convites digitais, personalizando-os tanto quanto possível para otimizar o envolvimento.

Fora dos seus próprios contactos, pode promover o seu evento através de publicidade. A colocação de anúncios nas redes sociais e PPC (pay per click) é um ótimo começo. Pode também tentar colocar conteúdos patrocinados em publicações ou trabalhar com influencers da sua indústria.

Uma vez assegurado o participante, certifique-se de que envia um e-mail lembrete alguns dias antes do evento e inclua quaisquer hiperligações ou palavras-passe que possam vir a necessitar.

 

4. Organização e obtenção de feedback

A parte mais complicada será fazer com que tudo funcione no dia do evento.

A preparação prévia será a sua melhor aliada, por isso reúna todo o conteúdo pelo menos uma semana antes do evento e certifique-se de que:

• Reviu cada bloco para assegurar a fluidez do conteúdo, sem repetições ou contradições;
• Deixou tempo suficiente para as Perguntas e Respostas, de forma a manter o envolvimento e assegurar que as mensagens chegam de forma clara;
• Criou um guião para a pessoa que controla o conteúdo, detalhando o momento em que cada ação irá decorrer;
• Preparou uma equipa de TI dedicada para os oradores e participantes;
• Informou claramente os participantes sobre a forma como poderão aceder ao conteúdo do evento posteriormente.

Por fim, reserve algum tempo extra para perguntas, especialmente se estiver a utilizar uma das ferramentas interativas mencionadas acima. Pode ficar surpreendido com a quantidade de perguntas que surgem na parte final de um evento.

Incentive os participantes a darem feedback, através das ferramentas de eventos interativas ou de um formulário tradicional via e-mail. Isto vai ajudá-lo a avaliar o sucesso do evento, a perceber se houve alguma informação que não foi explicada ou mesmo para o ajudar a perceber quais as melhorias necessárias a fazer num próximo evento.