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Gestão de Recursos

Continuidade dos Negócios

Seis passos para garantir a continuidade dos negócios

Guia rápido para tornar a sua empresa mais preparada para eventuais adversidades.

Quando pensamos em desastres, pensamos nos grandes desastres naturais tais como terramotos, inundações e, mais recentemente, pandemias. No contexto empresarial, um desastre pode ser uma quebra de energia, um ataque cibernético ou uma falha nos processos. No fundo, pode ser qualquer coisa que impeça uma empresa de operar.

Se o pior acontecer, as empresas precisam de ter um plano para lidar com essa situação. No entanto, como podemos comprovar no nosso Relatório Future Ready muitas empresas não o têm: 17% das empresas não possuem qualquer plano para a continuidade dos seus negócios.

Sem um plano eficaz e fiável em vigor, mesmo as empresas mais bem-sucedidas podem ter dificuldade em recuperar. Assim, para garantir que os seus negócios podem continuar a funcionar mesmo nos acontecimentos mais desafiantes, criámos um guia simples para ajudá-lo a construir um plano de continuidade de negócio.

Mas, antes de mais, o que é exatamente um plano de continuidade de negócio (PCN)?

A continuidade de negócio refere-se à manutenção das funções da uma empresa ou rápida retoma no caso de uma falha grave, como um ataque cibernético ou um desastre natural. Um PCN descreve as ações que os líderes empresariais e os seus funcionários devem realizar para manter uma organização a funcionar durante os referidos acontecimentos.

Aqui estão seis passos para criar um plano que ajudará a manter os seus negócios robustos durante tempos adversos.

1. Crie uma equipa de gestão de continuidade de negócio

É importante criar uma equipa central de gestão de continuidade de negócio – uma que seja composta por líderes-chave de toda a empresa. Isto irá garantir que, em caso de emergência, cada parte da sua empresa tem um líder que pode ajudar a orientar o caminho.

2. Identifique o âmbito e os objetivos do seu plano

Como todos sabemos, uma empresa é muito mais do que os bens e serviços que vende. Será preciso ter em consideração as infraestruturas, os processos e as funções de negócios cruciais ao criar um PCN, tais como os recursos humanos, as operações, TI entre outros.

Depois de definir com a sua equipa o âmbito do PCN, a próxima tarefa é identificar os principais objetivos do plano. Cada empresa é diferente, e estes objetivos relacionam-se com a forma como a sua organização opera. Os seus objetivos irão guiar a sua análise de impacto nos negócios (mais informações adiante), bem como ajudar a formar a sua estratégia de recuperação.

3. Realize uma análise de impacto nos negócios

Com o âmbito e objetivos identificados, a próxima etapa na preparação do seu PCN é compreender os tipos de risco que a sua empresa pode enfrentar numa emergência. Estes riscos podem ser de natureza diferente, seja financeira, operacional ou física, com cada evento a apresentar diferentes formas de risco.

Por exemplo, é provável que os ataques cibernéticos representem mais riscos financeiros e operacionais do que físicos. O seu plano deve assim refletir os diversos riscos que diferentes eventos podem apresentar.

Para identificar estes riscos, a Análise de Impacto no Negócio (AIN) é essencial. O propósito fundamental da AIN é ajudá-lo a identificar riscos específicos e o perigo que podem representar.

Faça um brainstorm com a sua equipa de gestão de continuidade de negócio, para formar uma lista de riscos, discutir a gravidade de cada um e como estes podem afetar as operações da sua empresa.

4. Identifique os recursos necessários

Através da AIN, terá identificado e avaliado os riscos potenciais que a sua empresa enfrentará após um desastre. É provável que a sua análise exponha discrepâncias entre os recursos que a sua empresa possui atualmente e os recursos que sua empresa precisará para manter as operações no caso de uma emergência.

Com estas discrepâncias identificadas, o próximo passo é investir nos recursos adicionais necessários para garantir que a sua empresa permanece funcional no meio de um desastre ou que, pelo menos, recupera rapidamente.

Estes recursos podem consistir em equipamentos específicos necessários para manter as operações, como veículos de entrega alugados, ou um local de contingência, bem como um centro de

5. Estabeleça procedimentos de recuperação

Embora seja crítico saber os riscos que a sua empresa enfrenta, é igualmente importante saber as etapas práticas que deve seguir para recuperar após um evento inesperado.

Mais uma vez, é essencial ter recursos adicionais disponíveis, que possam atuar como segurança em caso de emergência. Poderá tratar-se de equipamento extra, como computadores ou portáteis, um serviço externo que aloja as informações críticas da sua empresa (cloud ou centro de dados), ou um local alternativo caso o seu espaço de trabalho principal fique inacessível devido a um desastre, como uma inundação ou incêndio.

6. Teste e formação

Depois da criação do plano e dos recursos de recuperação necessários implementados, a etapa final para estabelecer o seu PCN é testá-lo e formar os seus funcionários para implementá-lo com eficácia.

Nenhum risco é igual uma vez que cada emergência é diferente da anterior por isso é fundamental testar continuamente o seu PCN para expor quaisquer fraquezas que possam não ter sido contabilizadas ou que possam surgir ao longo do tempo. Isto ajudará a identificar os pontos onde o seu plano pode ser melhorado.

Além disso, um PCN não pode ser eficaz se os seus colaboradores não forem capazes de executar o plano do início ao fim. Com cada função de negócio potencialmente a necessitar de protocolos diferentes, é crucial que cada departamento esteja ciente das ações que devem tomar em caso de emergência.

Desastres ou eventos imprevistos são um aspeto que todos os líderes empresariais podem enfrentar. Com a preparação e recursos certos implementados, o seu PCN pode ajudar a sua empresa a manter-se robusta, tal como comprovam 68% das empresas que entrevistámos e que disseram que o seu PCN foi eficaz perante um evento imprevisto.