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Presença Digital

Workshop Virtual

Como organizar um workshop virtual

Transmita uma boa imagem no seu primeiro workshop virtual com estas dicas

O trabalho remoto não precisa de ser uma barreira à colaboração. Mesmo que não esteja fisicamente na mesma sala, pode continuar a elaborar novos projetos e discutir ideias com os seus colegas.

Claro que um brainstorming virtual não decorre de uma forma tão natural como quando se discute frente a frente – não há nada melhor do que estarmos juntos presencialmente.

Mas um workshop virtual ainda pode ter esse impacto e energia se tiver à sua disposição as ferramentas necessárias e se estiver devidamente preparado.


A combinação certa de personalidades

Os workshops virtuais, especialmente os que se baseiam na apresentação de novas ideias, precisam de um público-alvo adequado para ser um sucesso.

Não se limite a convidar os candidatos óbvios. As grandes ideias precisam de ser debatidas e postas em causa, por isso convide pessoas de vários departamentos para obter pontos de vista diferentes.

Tente também incluir uma variedade de personalidades diferentes. Por exemplo, as pessoas empáticas são boas a pensar nos problemas do ponto de vista do cliente. Por outro lado, as pessoas orientadas pelos dados são ótimas a fornecer soluções mais objetivas e lógicas.

Conceção do workshop

Ao organizar o seu workshop, e alguns detalhes que deve ter em conta.

Em primeiro lugar, pense no tempo. Workshops que duram o dia todo não são a melhor opção. Na verdade, não deve programar nada que dure mais do que quatro horas, incluindo pausas, que deverão acontecer com alguma frequência.

Ainda relativamente ao tempo, não vai querer desperdiçá-lo ao fazer com que os participantes precisem de ler informação durante o workshop. Quando enviar os seus convites, inclua previamente toda a informação de que estes precisam. Assim, quando o workshop começa, estão todos prontos a começar de imediato.

Ao longo do workshop, certifique-se de que todos têm a oportunidade de ser ouvidos. Isto pode ser complicado quando se tem muitos participantes, portanto, se convidar mais de dez pessoas, divida a sessão em subgrupos mais pequenos.

Lembre-se também que todos comunicam de forma diferente: algumas pessoas são vocais, enquanto outras preferem o chat ou quadros virtuais. Portanto, garanta que existe uma variedade de métodos de comunicação abertos aos participantes.

Por último, pode ser fácil um workshop virtual ser dominado por personalidades entusiastas. Por isso, não deixe de estabelecer objetivos no início da sessão para manter todos no caminho certo.

Uma agenda azul, ecrã de computador com várias páginas abertas, copo de café

Ferramentas e tecnologia

Não deixe que falhas técnicas se tornem o tema mais relembrado do seu workshop. Certifique-se de que tudo funciona da melhor forma possível para que todos se concentrem no objetivo da reunião.

Muito provavelmente, precisará, no mínimo, das seguintes ferramentas:

Calendário de dia 31 e sino vermelho

1.  Um calendário online (por exemplo Google Calendar)

Ecrã de computador com imagem de videochamada e headphones vermelhos

2. Um software de videoconferência (por exemplo, Zoom ou Skype for Business)

Folha de documento escrito

3.  Um espaço de trabalho digital (por exemplo Mural)

Folha com blocos de tarefas

4.  Um whiteboard (por exemplo Miro)

Não deixe nada ao acaso. Se é a primeira vez que utiliza uma ferramenta, teste-a antes. E, se necessário, assegure-se de que todos têm os detalhes corretos para iniciar a sessão de forma a que ninguém seja deixado para trás.

Escusado será dizer que existem diferentes opções à escolha, cada uma com as suas próprias características. Explore os benefícios de cada uma e, se for preciso, partilhe previamente as instruções de utilização.

Por fim, lembre-se sempre da regra de ouro: ter um Plano B. Nada como uma ligação instável à internet para arruinar a dinâmica de um workshop. Independentemente das ferramentas que utilizar, tente ter um método alternativo ao qual possa recorrer se as coisas correrem mal. E, se possível, tenha alguém à disposição para assumir as suas funções de anfitrião no caso de deixar de o poder fazer.

O que faz com que um workshop corra bem pode parecer senso comum, mas num ambiente de colaboração, estes pequenos detalhes podem fazer uma grande diferença. Por isso, pense cuidadosamente na tecnologia que dispõe, analise o seu plano para o workshop e faça tudo o que estiver ao seu alcance para criar um espaço no qual as ideias possam prosperar.