Mobilidade

Proteger o bem estar das pessoas e maximizar a produtividade

Apoiar o bem-estar mental dos colaboradores deve estar no topo das prioridades de todos. Um estudo recente da Universidade de Oxford sugere que colaboradores felizes são até 13% mais produtivos do que os colaboradores infelizes. Um questionário voluntário sobre o ambiente de trabalho remoto dos seus colaboradores é uma boa forma de verificar como se sentem.

A concentração é muitas vezes a primeira coisa a desaparecer quando as pessoas estão a trabalhar remotamente, uma vez que um novo ambiente pode perturbar os padrões de trabalho habituais.

Promova bons hábitos, como desativar notificações e encorajar os colaboradores a agendar verificações das caixas de entrada (limitadas a 2-3 vezes por dia, se possível). Uma única notificação pode resultar em falta de concentração até 23 minutos.

Existem ferramentas que podem ajudar os colaboradores a arranjar tempo para se concentrarem no meio de todas as reuniões, chamadas e possíveis compromissos familiares:

O primeiro passo é certificar-se de que estão todos de acordo. Deve reafirmar todas as visões e objetivos partilhados, certificar-se de que todos conhecem a sua função para a concretização dos mesmos e restabelecer as linhas de comunicação.

As ferramentas de gestão de projetos, como a Asana, podem ajudar os colaboradores a visualizar os objetivos e a permitir que as pessoas trabalhem de forma rápida para os alcançar. Permite ainda a partilha de ficheiros, a gestão de tarefas e o trabalho de forma unificada, mesmo que os colaboradores se encontrem em locais diferentes.

As ferramentas de videoconferência são um recurso inestimável enquanto os colaboradores trabalham remotamente. É uma poupança de tempo crucial e ajuda a manter as relações entre os membros da equipa.

O Microsoft Teams pode ajudar bastante uma vez que, entre outras funcionalidades, permite a utilização de mensagens instantâneas em detrimento dos e-mails. As reuniões em vídeo podem ser facilmente organizadas com qualquer membro da sua organização e todas as suas funcionalidades têm o mesmo nível de segurança e conformidade com o Microsoft 365.

Utilize o seu tempo de forma produtiva. Para pedidos rápidos, faça uma breve chamada telefónica aos seus colegas e clientes em vez de organizar uma videochamada de 30 minutos. Isto ajudará a aliviar o cansaço causado pelo vídeo e a aumentar a produtividade e o bem-estar dos colaboradores.

Lembre-se de marcar e incentivar reuniões informais com e entre equipas. Estas não só ajudam a manter as relações, como podem também servir como um "check-in de bem-estar". Este período vai ser mais difícil para algumas pessoas do que para outras e não se saberá quem está com dificuldades a não ser que reserve o tempo necessário para entrar em contacto e perguntar.

2)  Apoiar a colaboração

Todos sabemos a importância da colaboração para a obtenção do sucesso. Com os colaboradores a trabalhar remotamente, é mais importante do que nunca que as equipas continuem a sentir que podem trabalhar em conjunto.

Por isso, encontre novas formas de trabalhar da forma mais cooperativa possível:

• As aplicações de revisão de documentos em tempo real podem ajudar a reduzir a confusão e a acelerar o processo de aprovação e feedback;
• Considere colocar o seu negócio na Cloud uma vez que os serviços que oferece são abrangentes e ideais para trabalhar remotamente. Isto permitirá que os seus colaboradores tenham facilmente acesso a aplicações, e-mails, dados e muito mais a partir de qualquer parte do mundo;
• A Cloud também pode contribuir muito para garantir a segurança da informação crucial para o seu negócio. Funcionalidades como o Backup-as-a-Service (BaaS) significam que fica protegido contra paragens, mesmo que haja uma falha de segurança.