Skip to content

Mobilidade

Produtividade

Manter a produtividade com os colaboradores a trabalhar remotamente

Três dicas importantes para manter a produtividade da equipa, onde quer que esteja

A COVID-19 obrigou vários escritórios em todo o mundo a fechar as suas portas e os seus colaboradores passaram a trabalhar a partir de casa para ajudar a combater a pandemia e a cumprir as regras do confinamento.

As empresas fizeram um excelente trabalho de adaptação rápida para apoiar os colaboradores com esta nova forma de trabalhar. Agora, existe uma oportunidade de ir ainda mais longe para aperfeiçoar o seu desempenho.

Neste artigo, analisamos como assegurar o bem-estar dos seus colaboradores promovendo bons hábitos de trabalho remoto para, por sua vez, mantenha o seu negócio produtivo.

Iremos também explorar a comunicação e colaboração, com orientação sobre a tecnologia que necessita para manter o seu negócio a funcionar.

Homem a meditar sobre tarefas de trabalho

Proteger o bem estar das pessoas e maximizar a produtividade

Apoiar o bem-estar mental dos colaboradores deve estar no topo das prioridades de todos. Um estudo recente da Universidade de Oxford sugere que colaboradores felizes são até 13% mais produtivos do que os colaboradores infelizes. Um questionário voluntário sobre o ambiente de trabalho remoto dos seus colaboradores é uma boa forma de verificar como se sentem.

A concentração é muitas vezes a primeira coisa a desaparecer quando as pessoas estão a trabalhar remotamente, uma vez que um novo ambiente pode perturbar os padrões de trabalho habituais.

Promova bons hábitos, como desativar notificações e encorajar os colaboradores a agendar verificações das caixas de entrada (limitadas a 2-3 vezes por dia, se possível). Uma única notificação pode resultar em falta de concentração até 23 minutos.

Existem ferramentas que podem ajudar os colaboradores a arranjar tempo para se concentrarem no meio de todas as reuniões, chamadas e possíveis compromissos familiares:

  • O painel pessoal MyAnalytics do Outlook pode ajudar as pessoas a compreender como utilizam o seu tempo e a encontrar formas de reservar tempo para um trabalho que exija mais concentração;
  • Os assistentes digitais podem agilizar as atividades que consomem mais tempo. O Calendar.help é uma boa ferramenta para encontrar horários compatíveis para reuniões colocando simplesmente a Cortana (assistente de IA da Microsoft) em cc;
  • Outro software como o plugin do Outlook Findtime e o assistente inteligente Zoom.ai podem ajudar todos os seus colaboradores a poupar tempo.

Lembre-se, está a encorajar uma mudança tanto cultural como tecnológica. Por isso, dê o exemplo: desencoraje a comunicação fora de horas, tenha um discurso flexível e empático e todos seguirão o exemplo.

 

1)  Melhorar a comunicação


Partilhar informação e garantir que foi compreendida é muito mais difícil para uma equipa remota.

O primeiro passo é certificar-se de que estão todos de acordo. Deve reafirmar todas as visões e objetivos partilhados, certificar-se de que todos conhecem a sua função para a concretização dos mesmos e restabelecer as linhas de comunicação.

As ferramentas de gestão de projetos, como a Asana, podem ajudar os colaboradores a visualizar os objetivos e a permitir que as pessoas trabalhem de forma rápida para os alcançar. Permite ainda a partilha de ficheiros, a gestão de tarefas e o trabalho de forma unificada, mesmo que os colaboradores se encontrem em locais diferentes.

As ferramentas de videoconferência são um recurso inestimável enquanto os colaboradores trabalham remotamente. É uma poupança de tempo crucial e ajuda a manter as relações entre os membros da equipa.

O Microsoft Teams pode ajudar bastante uma vez que, entre outras funcionalidades, permite a utilização de mensagens instantâneas em detrimento dos e-mails. As reuniões em vídeo podem ser facilmente organizadas com qualquer membro da sua organização e todas as suas funcionalidades têm o mesmo nível de segurança e conformidade com o Microsoft 365.

Utilize o seu tempo de forma produtiva. Para pedidos rápidos, faça uma breve chamada telefónica aos seus colegas e clientes em vez de organizar uma videochamada de 30 minutos. Isto ajudará a aliviar o cansaço causado pelo vídeo e a aumentar a produtividade e o bem-estar dos colaboradores.

Lembre-se de marcar e incentivar reuniões informais com e entre equipas. Estas não só ajudam a manter as relações, como podem também servir como um "check-in de bem-estar". Este período vai ser mais difícil para algumas pessoas do que para outras e não se saberá quem está com dificuldades a não ser que reserve o tempo necessário para entrar em contacto e perguntar.

Dicas e truques, boa comunicação e colaboração

2)  Apoiar a colaboração

Todos sabemos a importância da colaboração para a obtenção do sucesso. Com os colaboradores a trabalhar remotamente, é mais importante do que nunca que as equipas continuem a sentir que podem trabalhar em conjunto.

Por isso, encontre novas formas de trabalhar da forma mais cooperativa possível:

  • As aplicações de revisão de documentos em tempo real podem ajudar a reduzir a confusão e a acelerar o processo de aprovação e feedback;
  • Considere colocar o seu negócio na Cloud uma vez que os serviços que oferece são abrangentes e ideais para trabalhar remotamente. Isto permitirá que os seus colaboradores tenham facilmente acesso a aplicações, e-mails, dados e muito mais a partir de qualquer parte do mundo;
  • A Cloud também pode contribuir muito para garantir a segurança da informação crucial para o seu negócio. Funcionalidades como o Backup-as-a-Service (BaaS) significam que fica protegido contra paragens, mesmo que haja uma falha de segurança.

Para uma orientação mais específica sobre como proteger a sua empresa, veja este artigo sobre proteger a sua empresa de riscos cibernéticos e fraude.