Como podes aumentar a tua produtividade?

Sentes que o dia te fugiu entre as mãos e não fizeste nada do que tinhas planeado? Muitas vezes, isto significa que trabalhaste com muitas interrupções. Uma chamada, uma notificação, uma série de separadores abertos, uma mensagem “rápida” no Slack que se transformou num debate… Quando dás por ela, passaste oito horas a apagar fogos.

Mas como podes aumentar a tua produtividade? Para aumentar a produtividade, começa por definir prioridades, organizar as tuas tarefas, reduzir as notificações em excesso, usar menos ferramentas e automatizar tarefas repetitivas. Se bem que isto começa muito antes de te sentares a trabalhar.

O que é produtividade, afinal?

Ser produtivo não é estar sempre ocupado. Também não é responder a tudo em 30 segundos ou ter o calendário cheio até ao pescoço. A verdadeira produtividade no trabalho mede-se pelos objetivos que alcanças: tarefas terminadas, reuniões úteis, clientes respondidos, e ficheiros enviados ao longo do teu dia de trabalho.

A gestão de tempo começa antes de abrires o computador

A gestão de tempo não se faz às 10 da manhã, quando já tens dezenas de notificações do Teams ou do Slack, vários emails para responder e uma reunião para apresentar resultados e decidir os próximos passos. Quando as tarefas entram no teu software de gestão de projetos, tens de definir logo prioridades.

Se for possível, no início de cada dia, escolhe três tarefas que tens mesmo de terminar. Não dez. Três coisas reais e concretas, que consegues realisticamente acabar. Depois, bloqueia tempo real para as fazer. Se uma tarefa exige concentração, não a coloques entre duas reuniões.

Também vale a pena organizar o teu dia segundo os teus picos de energia. Por exemplo, se trabalhas melhor de manhã, agenda o trabalho que exige mais concentração para o início do dia. As respostas ao email e as tarefas administrativas podem ficar para o fim do dia ou para os intervalos das reuniões, já que são tarefas mais rápidas.

Quais são os principais erros de produtividade?

Estes são os erros que deves evitar para aumentar a tua produtividade no trabalho:

Erro 1: não agendar o trabalho

Experimenta agendar as tuas tarefas como se fossem reuniões ou consultas de médico. Isto porque, se não estão no calendário, vão perder contra qualquer notificação que apareça entretanto.

Erro 2: começar o dia pelo email

Parece uma escolha lógica, mas faz com que a tua agenda seja determinada pelos outros. Responder a emails é algo que podes fazer nos intervalos das reuniões ou entre tarefas.

Erro 3: ativar as notificações em todas as aplicações

Se recebes notificações de email, Slack, calendário, Asana e por aí em diante, cada alerta é um pequeno assalto à atenção. Desliga o que não precisa de resposta imediata e cria horários para verificar mensagens.

Erro 4: cuidado com o multitasking

Responder a mensagens enquanto ouves uma call em segundo plano não é ser eficiente, é espalhar atenção. (E se a call não precisa assim de tanta atenção, se calhar nem devia estar no teu calendário.)

Erro 5: usar ferramentas a mais (“tool sprawl”)

Tens o Trello para uma coisa, o Notion para outra, um Excel perdido, ficheiros importantes enviados por chat. Enfim, como te vais organizar? Em vez de usares várias ferramentas, tenta concentrar o máximo de funções possíveis num só software.

Erro 6: ignorar a ligação à internet

Uma videochamada com dificuldades, um upload que falha, um documento na cloud que demora a abrir. Isto são minutos perdidos, quebram o ritmo de trabalho e testam a tua paciência.

Algumas dicas para evitar erros de produtividade

1. Começa por criar blocos de tempo.

Um bloco para tarefas que exigem muita concentração (“trabalho profundo”, como escrever, analisar dados, resolver problemas) do trabalho reativo (responder a emails, mensagens, dar feedback) e das reuniões previamente marcadas.

2. Aceita apenas algumas reuniões.

Antes de aceitares ou marcares uma reunião, confirma se há um objetivo claro, se não fica a meio de blocos de tempo críticos, e se achas que se vai chegar a alguma decisão devido à reunião. Caso contrário, talvez baste uma mensagem ou um email.

3. Escolhe uma única fonte de verdade.

Pode ser o Notion, o Asana, o Trello ou uma simples lista. O nome da ferramenta interessa menos do que a regra: tudo o que é tarefa está organizado no mesmo sítio, com ordem de prioridade, prazos e donos.

4. Usa automações pequenas.

Guarda respostas para emails e situações recorrentes, faz templates para propostas, cria links para reuniões automaticamente e usa a IA a teu favor com um assistente inteligente que tome notas nas reuniões, por exemplo.

5. Cria uma rotina de “fecho”.

No fim do dia, vai à tua fonte de verdade que escolheste e confirma o que ficou feito, sinaliza o que está atrasado e define o teu dia de amanhã. E habitua-te a fechar as tabs que tens abertas!

Põe a tecnologia a trabalhar para ti

Há vários assistentes de IA que te podem ajudar a otimizar fluxos de trabalho. O Claude e o Gemini da Google, por exemplo, integram-se com uma série de ferramentas para te ajudar a escrever emails, resumir reuniões e organizar os teus ficheiros. Dependendo da tua área de trabalho, de certeza que há várias tarefas que podes automatizar.

Depois, também não deves ser refém das notificações. Não sintas a obrigação de responder a todas as mensagens e emails de imediato. Pelo contrário, configura bem as notificações para não interromperem os teus blocos de trabalho. Evita também fazer login durante as tuas horas de descanso, porque pode ser contraproducente: define horas de silêncio.

Por último, tem em atenção uma coisa pouco glamorosa: uma ligação de internet estável.

Internet fiável: o detalhe invisível que muda a produtividade no trabalho

Uma boa ligação não te torna automaticamente mais organizado. Mas uma má ligação estraga-te os cálculos. Se trabalhas em casa, a Internet Fixa Vodafone suporta vários dispositivos ligados ao mesmo tempo, dá-te estabilidade para as tuas videochamadas e oferece-te velocidade para uploads e downloads que podem chegar aos 10 Gbps.

Se trabalhas fora de casa, a Internet Móvel Vodafone dá-te uma ligação privada, segura e rápida, para que não tenhas de depender do Wi-Fi do café, do espaço de coworking ou da internet do comboio. Alguns hotspots permitem ligar até 10 dispositivos ao mesmo tempo.

Trabalhar melhor não é trabalhar mais

Aumentar a produtividade não significa trabalhar mais. Em vez disso, deves aprender a fazer a gestão do tempo. Estabelece prioridades claras, faz reuniões apenas quando é necessário, usa o chat sem deixar que isso influencie a tua concentração e sai do “modo urgência”. O segredo não é correr, é ter método.